15
Сервисов
250+
Отзывов
20
Обзоров

Документооборот для самозанятых и юрлиц: как электронно подписывать документы

Документооборот для ИП и юридических лиц: как подписать документы в электронном виде

Допустим, вы фрилансер или клиент, который работает с фрилансерами, ИП или компаниями удаленно. А может вам нужно подписать документ, связанный с решением личной проблемы, только вы находитесь в другом городе и не можете приехать.

Если раньше приходилось отменять планы и перестраивать график под одну подпись, то теперь все по-другому: можно поставить электронную подпись и таким образом приравнять цифровой документ к бумажному оригиналу.

В статье мы расскажем, как подписать документ электронной подписью, и объясним, кому, когда и в каких ситуациях это может понадобиться.

Что значит «подписать документы электронно»

До 2002 года документы можно было подписывать только от руки на бумаге. Понятно, что это не всегда было практично — нужно было встречаться лично или отправлять документы по почте или курьером. Все это занимало огромное количество времени. Поэтому появление электронной подписи облегчило жизнь многим: и бизнесу, и обычным людям. Примерно в то же время, в конце 2001 года, впервые был принят закон «Об электронной подписи». Но почти за 10 лет работы в нем были обнаружены серьезные недостатки, поэтому большинство пунктов в законе были пересмотрены в 2011 году.

На сегодняшний день действует Федеральный закон «Об электронной подписи» № 63-ФЗ от 06.04.2011, который определяет правила электронного документооборота, а также порядок формирования и хранения документов в электронной форме.

Физические лица могут подписывать электронные документы для личных и профессиональных целей, а также юридические лица. В таблице подробно описано, почему они должны это делать:

В личных целях  Для профессиональных целей: самозанятые, индивидуальные предприниматели, компании
  • получить любую госуслугу в онлайн-формате: например, отправить заявку и пакет документов на регистрацию
  • запишите ребенка в детский сад или школу
  • подать заявку на поступление в колледж или университет
  • отправить заверенные документы работодателю
  • подать в суд или подать жалобу, например, на действия должностного лица
  • отправить доверенность в любой отдел
  • работать удаленно с электронными документами — государство признает их юридическую силу
  • подписать трудовой договор с фрилансером и с другой стороны с клиентом
  • подать налоговую декларацию в ФНС
  • подготовка документов для сделок купли-продажи, в том числе хозяйственных
  • участвовать в электронных торгах, где вся тендерная документация предоставляется в цифровом виде
  • подписывать и доставлять документы для открытия и регистрации бизнеса в налоговой
  • подать заявку на банковские услуги и платежные переводы
  • подписать внутренние документы компании и отправить их внешним сотрудникам

С помощью электронной подписи вы можете подписать любой документ удаленно и избавить себя от пересылки документов по почте или курьером. И таким образом можно обезопасить все документы и деловую переписку, так как подделать ЭЦП практически невозможно.

Как работает электронная подпись

Чтобы понять, как подписать документ посредством электронной подписи, сначала нужно узнать, как это все работает.

ЭЦП состоит из программы криптографической защиты данных. Когда вы подписываете документ, программа сканирует его и создает уникальную цифровую комбинацию — хеш-сумму. Он шифруется с помощью ключа — последовательности цифровых символов. Ключ имеет сертификат, который хранится у владельца подписи на компьютере, в облачном хранилище, на SIM-карте или на специальной защищенной флешке — токене.

Документооборот для ИП и юридических лиц: как подписать документы в электронном виде

Лицо, для которого она предназначена, может увидеть подпись с помощью сертификата открытого ключа — электронного документа, в котором хранится информация о владельце подписи и его полномочиях, а также об организации, выдавшей ЭЦП. Программа криптографической защиты данных проверяет хеш-сумму и сравнивает ее с содержимым документа. Абсолютное совпадение доказывает подлинность подписи и документа, а если есть несоответствие, то это означает, что после подписания в документ или ЭЦП были внесены изменения, и они теряют свою юридическую силу.

Какие виды электронной подписи бывают

Существует три типа ЭЦП:

Простой. Распространенный вариант, который подходит для решения небольших повседневных задач и представляет собой логин и пароль для авторизации в системе. Например, когда вы входите в приложение банка или вводите код из сообщения, это простой тип ЭЦП, и он соответствует обычной бумажной подписи.

Из-за уязвимости не везде используется простая подпись: например, она не предназначена для работы с документами собственности компании. Он показывает, что документ был подписан, но не гарантирует, что это сделали именно вы и что после подписания не было внесено никаких изменений. В спорных ситуациях такие подписи оцениваются арбитражным судом.

Неквалифицированный. Более надежный вариант ЭЦП, так как формируется за счет средств шифрования, имеющих сертификат ФСБ. Подделать подпись, сгенерированную этой программой, крайне сложно, поэтому она используется для подписания договоров и различных соглашений, но стороны должны предварительно заключить договор, что они доверяют как самой ЭЦП, так и документам.

Неквалифицированная подпись имеет недостатки. Поскольку он может быть создан с использованием бесплатных инструментов и сервисов, которым не доверяет государство, он не может быть принят в суде.

Образованный. Самый надежный вариант. Его можно получить в удостоверяющем центре, который не только выдает ЭЦП, но и предлагает услуги криптографической защиты данных. Эти центры сертифицированы ФСБ и аккредитованы Минкомсвязи, им доверяют все госструктуры.

Сертификат квалифицированной электронной подписи необходимо продлевать ежегодно — иначе он не будет работать. Взломать такую ​​ЭЦП невозможно, а при утере ключа сертификат будет отозван в удостоверяющем центре, и подпись перестанет быть действительной. После этого с его помощью нельзя будет подписывать документы.

Тип подписи Уровень надежности Когда использовать
Простой ★★✰✰✰  В личных целях: покупки в интернет-магазинах, оплата счетов, вход в приложения и т.д. Выглядит как смс-код, который приходит на телефон при совершении транзакции
Неквалифицированный ★★★✰✰ Для подписания личных документов и договоров с партнерами и клиентами, а также внутренних документов в компании. В настоящее время стороны заключают соглашение о том, что они доверяют подписям
Образованный ★★★★★ Для подписания личных и служебных документов. Вы должны получить его в центре сертификации. Подпись считается юридически важной и признается во всех случаях

Далее мы расскажем, какие сервисы можно использовать для формирования ЭЦП для физических и юридических лиц.

Электронная подпись для физлиц

Подписывать электронные документы можно даже со смартфона — для этого есть множество приложений. Все они работают по одному принципу: вам нужно нарисовать подпись на экране смартфона пальцем или стилусом. Мы расскажем, в каких приложениях и как подписать документ EOC.

SignEasy

Документооборот для ИП и юридических лиц: как подписать документы в электронном виде

Приложение для iPhone, подходящее для тех, кто ищет способы электронной подписи документов в формате pdf. Кроме того, здесь можно подписывать документы, сохраненные в других форматах: Word, Excel, Text, Pages, JPG, PNG и др.

Приложение подходит для подписания соглашений о конфиденциальности, налоговых деклараций, договоров аренды, закупочных документов, трудовых договоров — всего, что заполняют фрилансеры, самозанятые и ИП при удаленной работе. Вы можете зарегистрироваться как физическое лицо или компания, но в этом случае каждый сотрудник должен иметь учетную запись в приложении.

Алгоритм следующий:

  1. После установки приложения создайте профиль — укажите имя и фамилию, а затем местонахождение. Если вы хотите использовать только приложение, выберите позицию Admin в верхней строке списка.
  2. Сервис попросит указать название компании и количество сотрудников. Как физическое лицо, вы можете просто написать себе и выбрать сотрудников 1-10.
  3. Сервис попросит добавить подпись: написать пальцем или стилусом, импортировать с фотографии или отсканировать с листа бумаги камерой.
  4. После этого вы можете импортировать любой документ и добавить к нему свою подпись. Все документы хранятся в приложении, а также их можно поставить в очередь на подпись или добавить в черновик.

Стоимость: первые три документа можно подписать бесплатно, затем цена начинается с 5,99 долларов за 10 документов или 9 долларов за ежемесячную подписку.

Цифровая подпись

Документооборот для ИП и юридических лиц: как подписать документы в электронном виде

Еще один сервис для тех, кто ищет, как подписывать документы на айфоне — приложение можно скачать только из AppStore. Вы можете сканировать и логировать в форматах pdf и png. Вы также можете сохранить несколько подписей.

Как работает приложение:

  1. Распишитесь на белом листе и сфотографируйте подпись.
  2. Приложение обработает изображение: удалит белый фон и оставит подпись на прозрачном фоне.
  3. Теперь вы можете подписать этой подписью любой документ – для этого вам нужно его отсканировать. Вы также можете отправить подпись на прозрачном фоне кому угодно: хоть начальнику, хоть преподавателю в университете.

Цена. Приложение полностью бесплатное.

Adobe Fill & Sign

Документооборот для ИП и юридических лиц: как подписать документы в электронном виде

Программу можно скачать на компьютер, а также есть приложение для Android и iOS. С его помощью вы можете заполнить, подписать и отправить любую форму и документ по электронной почте прямо из сервиса. Все документы хранятся в одном разделе, а создать подпись можно стилусом или пальцем.

Алгоритм подписания документа:

  1. откройте файл из сообщения электронной почты или отсканируйте бумажный документ с помощью камеры.
  2. Если в документе есть пустые поля, коснитесь их пальцем и заполните.
  3. Подпишите и добавьте свою подпись к форме или документу.
  4. Сохраните новую форму и отправьте ее по электронной почте.

Цена. Приложение работает бесплатно без ограничений.

Госключ — приложение от Госуслуг

Документооборот для ИП и юридических лиц: как подписать документы в электронном виде

Приложение от сервиса «Госуслуги», которое вы можете скачать на любое устройство: Android и iOS. Он также доступен на платформе RuStore. Сервис позволяет подписывать все документы онлайн, при этом данные гарантированно не попадут к третьим лицам — риск мошенничества и взлома равен нулю. В настоящее время платформа работает в качестве эксперимента, но ожидается, что в ближайшем будущем она станет ведущей платформой для создания цифровых подписей.

Ограничение — сайт доступен тем, у кого есть верифицированный аккаунт на «Госуслугах». Для получения усиленной квалифицированной подписи также потребуется телефон NFC и паспорт.

Как создать электронную подпись в сервисе:

  1. Зарегистрируйтесь после загрузки приложения. Сервис попросит вас принять правила — нажмите на согласие, чтобы продолжить работу.
  2. Оформите сертификат электронной подписи прямо в приложении — он выдается на один год, затем его необходимо продлевать.
  3. Подписывайте документы, которые вы загрузили в приложение самостоятельно или получили от третьих лиц. Документы должны быть подписаны в течение 24 часов.

Контур. Сайн

Документооборот для ИП и юридических лиц: как подписать документы в электронном виде

Сервис работает в браузере и позволяет удаленно получать неквалифицированную подпись и обмениваться документами с сотрудниками, партнерами, заказчиками и контрагентами, а также отправлять важные декларации, справки и отчеты в госорганы.

Сервис предназначен для компаний, которые работают с самозанятыми и фрилансерами по договору оказания услуг. С его помощью вы можете подписать: инвентаризации и приходные квитанции, различные договоры, дополнительные соглашения, выполненные работы и оказанные услуги, технические спецификации и т д. Документы, подписанные через этот сервис, принимаются всеми органами, в том числе судами и налоговыми органами.

Для начала работы с сервисом вам необходимо:

  1. Зарегистрируйтесь и подтвердите свою личность через «Госуслуги». Также необходимо привязать номер телефона, который вы будете прикреплять к подписи на документах.
  2. Получите неквалифицированную электронную подпись. На его формирование и подтверждение личности заявителя обычно уходит не более 10 минут.
  3. Создайте документ, т.е загрузите его в систему и отправьте получателю, например заказчику. При получении он сможет открыть и подписать документ.
  4. Если документ отправлен вам, вы увидите уведомление от сервиса. Достаточно войти, открыть документ, нажать на кнопку «Подписать» — вам придет смс с кодом. Введите его в соответствующее окно на экране, и ваш документ будет подписан.

Кроме того, вы можете интегрировать сервис в свои программы: 1С, SAP, CRM, АБС и т.д. Для этого вам необходимо оставить заявку на странице и менеджер свяжется с вами и расскажет о функциях интеграции в зависимости от ваша система.

Цена. Входящие документы подписываются бесплатно. Вы также можете отправить один документ бесплатно, а далее — по тарифам. Стоимость начинается от 3000 рублей за 75 документов.

Электронная подпись для юрлиц

Для юридических лиц подходят те же приложения, предназначенные для физических лиц. Но возможности этих услуг ограничены, так как некоторые документы требуют квалифицированной подписи, которую руководитель компании получает лично в удостоверяющем центре. Без такой подписи, например, не получится провести сделку на несколько миллионов долларов с несколькими участниками — есть риск, что она станет недействительной.

Для внутренних документов и взаимодействия с контрагентами подходят следующие приложения: «Госкей» и «Контур. Подпишите», а также вы можете использовать следующие веб-сайты:

Все программы для юридических лиц платные. Стоимость зависит от выбранного тарифа. Но у каждого из них есть пробный период, в течение которого вы сможете оценить, насколько они вам подходят.

Подведём итог

Если вы задаетесь вопросом, как подписать договор удаленно и заверить любой документ, не покидая своего рабочего места, вы можете создать электронную подпись. Тем более что сделать это совсем несложно – достаточно скачать подходящее вам приложение или зарегистрироваться в понравившемся сервисе.

В блоге Checkroi мы много говорим о том, как вести бизнес и заниматься фрилансом. Если вы думаете о том, чтобы начать свой бизнес и работать на себя, читайте статьи в блоге Checkroi.